Hoe verwerkt u de fiets van de zaak in de salarisadministratie?
Stel, u spreekt als werkgever een fietsplan af met een leasebedrijf en het leasebedrag is € 60 per maand. U wilt geen extra kosten en spreekt daarom met een werknemer af dat u het leasebedrag inhoudt op zijn brutoloon. Bij de salarisadministratie beginnen nu vragen op te borrelen.
Hoe moet dit worden verwerkt? Moet er nog een bedrag ten laste van de vrije ruimte worden gebracht, zoals het belastingvoordeel voor de werknemer? Als werkgever leaset u de fiets en stelt u deze ter beschikking aan uw werknemer. De bijtelling is van toepassing. Voor het privégebruik moet 7% van de waarde van de fiets (inclusief omzetbelasting) bij het loon van de werknemer worden geteld. Hiermee is de fiets verwerkt in de salarisadministratie.
Cafetariaregeling
Werkgevers hebben doorgaans geen trek in extra kosten voor de fiets. Als werkgever spreekt ook u daarom met uw werknemer af dat hij of zij de leasekosten geheel of gedeeltelijk betaalt. Voor die kosten levert de werknemer een deel van het salaris in. In ruil daarvoor betaalt u de fiets, die de werknemer kan gebruiken (cafetariaregeling). De werknemer betaalt hierdoor minder loonheffing, omdat hij minder loon ontvangt. Het leasebedrag uit het voorbeeld is € 60, maar de werknemer betaalt netto minder, afhankelijk van zijn belastingtarief. Dit ‘voordeel’ hoeft niet ten laste van de vrije ruimte te komen. Het voordeel van de ter beschikking gestelde fiets is namelijk al verwerkt door de bijtelling op het loon van de werknemer.
Kanttekeningen
Houd wel rekening met de volgende kanttekeningen:
- De cafetariaregeling heeft ook een lagere opbouw van diverse inkomensafhankelijke regelingen tot gevolg. Denk bijvoorbeeld aan sociale uitkeringen en pensioen.
- Als werkgever bespaart u zichzelf werkgeverslasten door het brutoloon te verlagen. U kunt dit toerekenen aan de werknemer, waardoor deze minder loon heeft in te leveren.
- De werknemer wordt geen eigenaar van de fiets, maar kan deze na afloop van het leasecontract overnemen van het leasebedrijf. Betaalt de werknemer minder dan de dagwaarde, dan is dat een belast voordeel. Hierbij mag u uitgaan van een waardevermindering van 20% op jaarbasis. Na 5 jaar is de restwaarde dus nihil en heeft de verkoop geen gevolgen meer voor de loonheffingen.
- Bij een ter beschikking gestelde fiets mag u als werkgever geen vrijgestelde vergoeding betalen voor de door de werknemer met de fiets gereden kilometers. Bij een vergoeding voor – of verstrekking van – een fiets mag dat wel, omdat de fiets dan eigendom is van de werknemer.
- Het is meestal voordeliger om de fiets te vergoeden of te verstrekken dan om deze via een leasebedrijf te leasen. De werknemer wordt eigenaar van de fiets en kan bovendien een vrijgestelde kilometervergoeding krijgen. De betaalde vergoeding voor de aanschaf of de waarde van de fiets moet in die gevallen wél ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Zelfs wanneer u als werkgever bij overschrijding van de vrije ruimte eindheffing moet betalen, kan dit voordeliger zijn.