Het is slim om een checklist op te stellen die je erbij kan pakken. Daarin staat bijvoorbeeld wie je allemaal een update moet sturen. Van het pensioenfonds tot je verzuimverzekeraar en salarisadministrateur. Plus natuurlijk welke gegevens zij van je nodig hebben.

Je moet iedereen die voor je werkt schriftelijk informeren over de arbeidsvoorwaarden, rechten en plichten die horen bij het werk. Dat staat in de Wet transparante arbeidsvoorwaarden. Tip: laat periodiek door ons checken of de arbeidsovereenkomsten nog in lijn zijn met de wet- en regelgeving van dit moment. Dat kan je op een dag (dure) discussies bij de rechter schelen.

In een personeelshandboek of personeelsreglement leg je aanvullende praktische afspraken met medewerkers vast. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt en welk gedrag wel en niet ‘ok’ is. Die afspraken mogen natuurlijk niet in strijd zijn met de wet. En het is ook niet handig als ze botsen met je cao of arbeidscontracten. Laat daarom altijd je personeelshandboek even checken.

Een goede gesprekscyclus is geen overbodige luxe. Jij kunt in gesprekken medewerkers gericht feedback geven op hun prestaties. Omgekeerd vertellen zij je wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen en te groeien. Vind je het lastig om die gesprekken te voeren? Gebruik dan formulieren of tools voor 360 graden feedback als hulpmiddel. Zorg dat je de gesprekken vastlegt. Want als je afscheid wil nemen van een medewerker die niet goed functioneert, kijkt de rechter of jij je huiswerk hebt gedaan.

Zwangerschapsverlof, bevallingsverlof, aanvullend geboorteverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, calamiteitenverlof, kort verzuimverlof; er is een woud aan wettelijke verlofregelingen waar jouw medewerkers gebruik van kunnen maken. En dan hebben we het nog niet gehad over praktische vragen als: valt een bezoek aan de tandarts of dokter onder werktijd of vraag je er vrij voor? Al dat verlof kan een flinke impact hebben op je bedrijfsvoering. Het is dus slim als je daar over nadenkt voor de verlofvragen komen. Als jij op de hoogte bent van de regels, voorkom je ook vervelende discussies.

In een verzuimreglement staat hoe je omgaat met afwezigheid van medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over ziekmelden. Mag dat met een appje of moet je bellen? En mag je een weekendje weg of op vakantie als je niet kan werken? Door duidelijke afspraken te maken, weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Dat scheelt gedoe en draagt bij aan lagere verzuimkosten.

Elke werkgever moet volgens de Arbowet zo’n contract hebben. Zelfs als je maar één medewerker in dienst hebt. In het (basis)contract staat bijvoorbeeld hoe zieke medewerkers begeleid worden. Of hoe medewerkers zelf contact kunnen opnemen met een bedrijfsarts als ze werkgerelateerde gezondheidsvragen hebben.

Ook dit is een verplichting die in de Arbowet staat. Met een RI&E breng je in kaart welke risico’s horen bij het werk dat jouw medewerkers doen. Er hoort ook een plan van aanpak bij. Daarin staat wat je doet om ongevallen en calamiteiten te voorkomen. Een RI&E moet actueel zijn volgens de Arbowet. Dat betekent dat je bij bijvoorbeeld een verhuizing of aanpassing van werkprocessen een update moet uitvoeren.

Als een medewerker vaak ziek is of lang uitvalt, lopen de kosten snel op. Je moet het salaris tot 2 jaar doorbetalen. En daar komen de kosten voor de bedrijfsarts, het re-integratietraject en een vervangende medewerker nog bij. Zorg dat je jouw risico’s in beeld hebt en bedenk: wil ik die verzekeren of bouw ik zelf een buffer op.

In een personeelsdossier bewaar je alle documenten en gegevens van een medewerker die nodig zijn om bij jou te kunnen werken. Denk bijvoorbeeld aan een arbeidsovereenkomst, loonheffingsverklaring, een kopie van een identiteitsbewijs, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken. Let op: dit dossier barst van de persoonsgegevens. Zorg dus dat je ze goed beveiligt. Leg ook niet meer vast dan mag. Zo mag je bijvoorbeeld geen gezondheidsgegevens van zieke medewerkers opslaan.