Niet (tijdig) aanwijzen is een sigaar uit eigen doos!

De WKR moet aan het begin van het jaar vaak nog even worden ‘gedaan’. Maar dat is te laat om niet aangewezen posten nog als eindheffingsloon te mogen aanmerken.

In de meeste gevallen vraagt de salarisadministratie aan de financiële administratie welk bedrag moet worden opgegeven in de loonaangifte. De financiële administratie gaat daarna door de grootboeken heen en beoordeelt welke posten belast of onbelast zijn. Vervolgens wordt de vrije ruimte berekend en wordt beoordeeld of deze overschreden is. Zo ja, dan wordt dit bedrag aan de salarisadministratie doorgegeven om aan te geven als WKR-loon (eindheffingsloon). Herkenbaar? Lees dan verder, want de kans is groot dat er niet correct is aangewezen!

Aanwijzen in het algemeen
De Werkkostenregeling werd ooit ingevoerd om het leven administratief makkelijker te maken voor werkgevers. Maar niets blijkt minder waar. Het idee was simpel: als werkgever mag u naar eigen inzicht loon aanwijzen binnen de ruimte die daarvoor is gegeven: de vrije ruimte. Wilt u meer vergoeden of verstrekken? Dan is dat geen probleem, maar u betaalt wel 80% eindheffing. Er zijn geen regels die voorschrijven hoe u moet aanwijzen; dit moet blijken uit de administratie.

Spelregels
De regeling mag simpel zijn op papier, maar de praktijk is weerbarstig. Zo moet het aanwijzen als zodanig gebruikelijk zijn en ook de vergoeding of verstrekking moet gebruikelijk zijn. Daarnaast moet u als werkgever ‘tijdig’ hebben aangewezen. Dat is uiterlijk het moment waarop sprake is van loon. In de meeste gevallen gaat dat over het moment waarop de werknemer het voordeel ontvangt. Een beoordeling aan het begin van het nieuwe jaar is dus níet tijdig! Hierdoor kunnen niet aangewezen posten niet als eindheffingsloon worden aangemerkt. De belastingheffing zal daardoor plaatsvinden op het niveau van de werknemer. Zou uw werknemer het kerstpakket nog willen hebben, in de wetenschap dat hij of zij daarover dan zelf de belasting moet betalen? Dit draagt niet bij aan een tevreden werknemer, immers: deze ontvangt een sigaar uit eigen doos.