Wat moet u regelen bij vertrek van een medewerker?

Vertrekt een medewerker? Dan zult u als werkgever meerdere administratieve zaken moeten regelen. Om te beginnen is het belangrijk dat u de uitdiensttreding schriftelijk bevestigt. Doe dit altijd, ongeacht de reden van het vertrek. Wat moet u nog meer in die brief opnemen?

In de brief vermeldt u de einddatum en geeft u aan dat de eindafrekening volgt. Benoem ook dat de medewerker aan geheimhouding wordt gehouden en dat hij/zij de social media moet aanpassen. Bevat de arbeidsovereenkomst ook een concurrentie- en relatiebeding? Refereer daar dan ook aan in de brief aan de vertrekkende medewerker. 

Regelwerk

• Informeer de salarisadviseur tijdig, want hij of zij maakt de eindafrekening en berekent de eventuele transitievergoeding. Verreken ook de studiekosten of lening. De salarisadviseur meldt de medewerker doorgaans af voor de pensioenregeling en de ziekteverzuimverzekering. Let ook op andere verzekeringen, zoals de WGA-hiaatverzekering.
• Check de cao op verplichtingen bij het einde van het dienstverband.
• Blokkeer accounts, trek toegangsrechten in, vervang wachtwoorden en inlogcodes, en deactiveer toegangspasjes, zodat de veiligheid geborgd is en er conform de AVG wordt gehandeld.
• Neem bedrijfsmiddelen in zoals de mobiele telefoon, laptop, fiets, auto, sleutels, toegangspasjes, bedrijfskleding, en de inrichting van de thuiswerkplek. Laat de medewerker hiervoor een formulier ondertekenen.
• Breng medewerkers, klanten en relaties op de hoogte van het vertrek van de medewerker en noem de naam van de opvolger of vervanger. Houd hier zelf de regie over wanneer het ontslag niet vriendelijk verliep.
• Zet een auto-reply in de mail en stuur de mail automatisch door naar de opvolger of tijdelijke vervanger.
• Gaat de medewerker ziek uit dienst? Meld dit dan op de laatste dag van het dienstverband bij het UWV. Als werkgever bent u daar wettelijk toe verplicht.

Tip: Schenk ook aandacht aan deze zaken:

• Berg het personeelsdossier op en zet de AVG-termijnen van documenten in het personeelsdossier in de agenda.
• Pas de website van uw bedrijf aan en de social media (verwijder foto’s in teamverband en teksten over de oud-medewerker).
• Tot 4 weken na het einde van het dienstverband bestaat het risico op een ziekmelding, die consequenties kan hebben voor de oud-werkgever. Het UWV kan de ZW-uitkering namelijk deels bij u claimen. Houd deze datum dus in de gaten en check dit bij de oud-medewerker.
• Verstrek de jaaropgave in het volgende kalenderjaar. Leg in de agenda vast dat deze in januari wordt verstuurd.
• Controleer of alle social media van de oud-medewerker zijn aangepast binnen 2 weken na einde van het dienstverband, zoals genoemd in de bevestiging van de opzegging.